Pracownicy WUM

Uwaga! W przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych, naukowych i dydaktycznych prosimy przejść do punktu nr 2.


Wymagane dokumenty: 

1. Polecenie wyjazdu służbowego dla pracowników WUM wypełniony i podpisany przez osobę wyjeżdżającą, bezpośredniego zwierzchnika oraz dysponenta środków finansowych. 

Załączniki do polecenia wyjazdu służbowego:

  1. Jeśli wyjazd przewidziany jest bez kosztów WUM – kopia informacji o kongresie, konferencji, zjeździe, szkoleniu itp. (pierwsza strona biuletynu informacyjnego lub zaproszenie).
  2. Jeśli wyjazd finansowany jest ze środków WUM, typu:
  • statut, praca własna, subwencja, mini-grant – potwierdzenie czynnego udziału w zjeździe/konferencji/kongresie itp. w postaci oficjalnego przyjęcia pracy przez organizatorów lub załączenia pierwszej strony abstraktu, przewidzianego na zjazd z nazwiskiem osoby wyjeżdżającej i tytułem pracy,
  • grant – nie jest wymagany czynny udział w zjeździe, ale osoba wyjeżdżająca i kraj docelowy muszą być wymienione w umowie grantowej,
  • darowizny, środki z umów z firmami, programy dydaktyczne, międzynarodowe programy naukowe oraz inne środki będące na koncie WUM – tak jak w punkcie 1.
W przypadku szkoleń obowiązuje – zamiast potwierdzenia aktywnego udziału – pisemne uzasadnienie kierownika jednostki odnośnie osoby wyjeżdżającej i ośrodka docelowego (dotyczy punktu 2 poz. a).

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r.), przy wyjazdach zagranicznych obowiązują limity finansowe diet i opłat hotelowych. W uzasadnionych przypadkach, jeśli opłata hotelowa przekracza ustalony limit, można uzyskać zgodę na podwyższoną stawkę hotelową. Zgodę taką wyraża – na pisemną umotywowaną prośbę osoby zainteresowanej – Dziekan lub Prorektor ds. Kadr. Istnieje możliwość otrzymania na hotel tzw. ryczałtu hotelowego w wysokości 25% przewidzianego na dany kraj limitu hotelowego bez konieczności rozliczania rachunkiem z hotelu.

Ad punkt 2 – jeśli w ramach wyjazdu wymagane jest wcześniejsze dokonanie przedpłat bankowych, tzn. opłaty zjazdowej, opłaty hotelowej lub depozytu hotelowego, osoba wyjeżdżająca winna złożyć dodatkowo:

W przypadku korzystania z samochodu osobowego jako środka transportu, należy w oddzielnym piśmie (umowa o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych) do Dziekana lub Prorektora ds. Kadr podać: pojemność silnika samochodu, przewidzianą trasę w obie strony w km, źródło finansowania oraz uzasadnienie, iż ten środek lokomocji jest korzystniejszy niż jakikolwiek inny; osoba wyjeżdżająca decydująca się na tę formę dojazdu musi podpisać umowę o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych. W celu rozliczenia wyjazdu należy wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu.

Nie należy dodatkowo występować do Działu Personalnego o przyznanie płatnego lub bezpłatnego urlopu szkoleniowego na okres wyjazdu. Urlop ten przyznawany jest każdemu etatowemu pracownikowi WUM na okres zagranicznego wyjazdu służbowego w wysokości 30 dni w roku kalendarzowym zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. (Dz. U. Nr 190 poz. 1404 i 1405) w oparciu o ustawę z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.); informacja na temat wyjazdu służbowego za granicę i urlopu szkoleniowego przekazywana jest każdorazowo Działowi Personalnemu przez Dział Współpracy z Zagranicą.

2. W przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych, naukowych i dydaktycznych od 31 marca 2015 obowiązują następujące dokumenty:

Procedury wnioskowania o wyjazd w celach dydaktycznych, naukowych i szkoleniowch zostały określone w Zarządzeniu Rektora nr 18/2015.