UWAGA! W przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych, naukowych i dydaktycznych prosimy przejść do punktu nr 2.
Wymagane dokumenty:
1. Polecenie wyjazdu służbowego dla pracowników WUM wypełniony i podpisany przez osobę wyjeżdżającą, bezpośredniego zwierzchnika oraz dysponenta środków finansowych.
Załączniki do polecenia wyjazdu służbowego:
- Jeśli wyjazd przewidziany jest bez kosztów WUM – kopia informacji o kongresie, konferencji, zjeździe, szkoleniu itp. (pierwsza strona biuletynu informacyjnego lub zaproszenie).
- Jeśli wyjazd finansowany jest ze środków WUM, typu:
-
statut, praca własna, subwencja, mini-grant – potwierdzenie czynnego udziału w zjeździe/konferencji/kongresie itp. w postaci oficjalnego przyjęcia pracy przez organizatorów lub załączenia pierwszej strony abstraktu, przewidzianego na zjazd z nazwiskiem osoby wyjeżdżającej i tytułem pracy,
-
grant – nie jest wymagany czynny udział w zjeździe, ale osoba wyjeżdżająca i kraj docelowy muszą być wymienione w umowie grantowej,
-
darowizny, środki z umów z firmami, programy dydaktyczne, międzynarodowe programy naukowe oraz inne środki będące na koncie WUM – tak jak w punkcie 1.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r.), przy wyjazdach zagranicznych obowiązują limity finansowe diet i opłat hotelowych. W uzasadnionych przypadkach, jeśli opłata hotelowa przekracza ustalony limit, można uzyskać zgodę na podwyższoną stawkę hotelową. Zgodę taką wyraża – na pisemną umotywowaną prośbę osoby zainteresowanej – Dziekan lub Prorektor ds. Kadr. Istnieje możliwość otrzymania na hotel tzw. ryczałtu hotelowego w wysokości 25% przewidzianego na dany kraj limitu hotelowego bez konieczności rozliczania rachunkiem z hotelu.
Ad punkt 2 – jeśli w ramach wyjazdu wymagane jest wcześniejsze dokonanie przedpłat bankowych, tzn. opłaty zjazdowej, opłaty hotelowej lub depozytu hotelowego, osoba wyjeżdżająca winna złożyć dodatkowo:
-
Dyspozycję płatności do polecenia wyjazdu/umowy wypełnioną i podpisaną przez dysponenta środków finansowych oraz kierownika jednostki wraz z załącznikami (registration lub/i accomodation form),
W przypadku korzystania z samochodu osobowego jako środka transportu, należy w oddzielnym piśmie (umowa o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych) do Dziekana lub Prorektora ds. Kadr podać: pojemność silnika samochodu, przewidzianą trasę w obie strony w km, źródło finansowania oraz uzasadnienie, iż ten środek lokomocji jest korzystniejszy niż jakikolwiek inny; osoba wyjeżdżająca decydująca się na tę formę dojazdu musi podpisać umowę o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych. W celu rozliczenia wyjazdu należy wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu.
Nie należy dodatkowo występować do Działu Personalnego o przyznanie płatnego lub bezpłatnego urlopu szkoleniowego na okres wyjazdu. Urlop ten przyznawany jest każdemu etatowemu pracownikowi WUM na okres zagranicznego wyjazdu służbowego w wysokości 30 dni w roku kalendarzowym zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. (Dz. U. Nr 190 poz. 1404 i 1405) w oparciu o ustawę z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.); informacja na temat wyjazdu służbowego za granicę i urlopu szkoleniowego przekazywana jest każdorazowo Działowi Personalnemu przez Dział Współpracy z Zagranicą.
2. W przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych, naukowych i dydaktycznych od 31 marca 2015 obowiązują następujące dokumenty:
- KWESTIONARIUSZ skierowania za granicę w celach dydaktycznych, naukowych i szkoleniowych, podpisany przez właściwego dysponenta środków (np. Kierownika Projektu) przeznaczonych na sfinansowanie planowanych świadczeń związanych z wyjazdem oraz Kierownika jednostki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony, a w przypadku doktoranta - zaopiniowany przez Kierownika Studium Doktoranckiego i opiekuna naukowego doktoranta.
- UMOWA O WYJAZD ZA GRANICĘ - 2 egzemplarze
Procedury wnioskowania o wyjazd w celach dydaktycznych, naukowych i szkoleniowch zostały określone w Zarządzeniu Rektora nr 18/2015.