Wyjazdy zagraniczne

Dział Współpracy z Zagranicą uprzejmie informuje, że bilety lotnicze krajowe i zagraniczne należy rezerwować w Biurze Podróży WHYNOTTRAVEL ZAŁOGA NASTERNAK sp. k.  

Bilety zakupione w innych biurach nie będą rozliczane przez WUM. Potwierdzenia wykupu zarezerwowanego biletu dokonuje wyłącznie Dział Współpracy z Zagranicą WUM.

Rezerwacji biletu dokonuje osoba delegowana na wyjazd.

Dane kontaktowe:

email: wum@whynottravel.pl

tel.: 17 230 68 40 (dostępny w dni powszednie w godzinach 8:00-18:00)


Linia alarmowa  + 48 604 647 174
(dostępna w godzinach: 18:00 do 8:00, w soboty, w niedziele i święta)

***************************************************************************************************************************************************************************************

Procedura organizacji zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego 

Wymagane dokumenty: 

1. Polecenie wyjazdu służbowego dla pracowników WUM wypełniony i podpisany przez osobę wyjeżdżającą, bezpośredniego zwierzchnika oraz dysponenta środków finansowych. 

Załączniki do polecenia wyjazdu służbowego:

  1. Jeśli wyjazd przewidziany jest bez kosztów WUM – kopia informacji o kongresie, konferencji, zjeździe, szkoleniu itp. (pierwsza strona biuletynu informacyjnego lub zaproszenie).
  2. Jeśli wyjazd finansowany jest ze środków WUM, typu:
  • statut, praca własna, subwencja, mini-grant – potwierdzenie czynnego udziału w zjeździe/konferencji/kongresie itp. w postaci oficjalnego przyjęcia pracy przez organizatorów lub załączenia pierwszej strony abstraktu, przewidzianego na zjazd z nazwiskiem osoby wyjeżdżającej i tytułem pracy,

  • grant – nie jest wymagany czynny udział w zjeździe, ale osoba wyjeżdżająca i kraj docelowy muszą być wymienione w umowie grantowej,

  • darowizny, środki z umów z firmami, programy dydaktyczne, międzynarodowe programy naukowe oraz inne środki będące na koncie WUM – tak jak w punkcie 1.

W przypadku szkoleń obowiązuje – zamiast potwierdzenia aktywnego udziału – pisemne uzasadnienie kierownika jednostki odnośnie osoby wyjeżdżającej i ośrodka docelowego (dotyczy punktu 2 poz. a).

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. (Dziennik Ustaw z 14 listopada 2022 r. Poz. 2302), przy wyjazdach zagranicznych obowiązują limity finansowe diet i opłat hotelowych. W uzasadnionych przypadkach, jeśli opłata hotelowa przekracza ustalony limit, można uzyskać zgodę na podwyższoną stawkę hotelową. Zgodę taką wyraża – na pisemną umotywowaną prośbę osoby zainteresowanej – Dziekan lub Prorektor ds. Umiędzynarodowienia, Promocji i Rozwoju. Istnieje możliwość otrzymania na hotel tzw. ryczałtu hotelowego w wysokości 25% przewidzianego na dany kraj limitu hotelowego bez konieczności rozliczania rachunkiem z hotelu.

Ad punkt 2 – jeśli w ramach wyjazdu wymagane jest wcześniejsze dokonanie przedpłat bankowych, tzn. opłaty zjazdowej, opłaty hotelowej lub depozytu hotelowego, osoba wyjeżdżająca winna złożyć dodatkowo:

  • Dyspozycję płatności do polecenia wyjazdu/umowy wypełnioną i podpisaną przez dysponenta środków finansowych oraz kierownika jednostki wraz z załącznikami (registration lub/i accomodation form),

  • Uwaga! Osoby nie będące pracownikami WUM, jak również studenci i doktoranci, nie mogą otrzymać zaliczki na wyjazd. W takim przypadku WUM dokonuje przedpłat (hotelowych, opłaty zjazdowej, podróży) lub refunduje poniesione koszty po przedstawieniu faktur/rachunków wystawionych na WUM.

W przypadku korzystania z samochodu osobowego jako środka transportu, należy w oddzielnym wniosku do Prorektora ds. Kadr podać: pojemność silnika samochodu, przewidzianą trasę w obie strony w km, źródło finansowania oraz uzasadnienie, iż ten środek lokomocji jest korzystniejszy niż jakikolwiek inny (wniosek o wyrażenie zgody na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych); osoba wyjeżdżająca decydująca się na tę formę dojazdu musi podpisać umowę o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych (umowa o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych). W celu rozliczenia wyjazdu należy wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu.

 

Prosimy o przekazywanie oryginałów dokumentów na wyjazd służbowy.

Informacje można uzyskać w Dziale Współpracy z Zagranicą. 

Kontakt:

Joanna Lubecka

email: joanna.lubecka@wum.edu.pl 

tel.: 22/ 57 20 310

Dział Współpracy z Zagranicą, Rektorat, ul. Żwirki i Wigury 61, pok. 511

 

UWAGA! 

Uprzejmie informujemy, iż w trakcie wyjazdu służbowego za granicę osobie delegowanej przez WUM przysługuje Ubezpieczenie kosztów leczenia (KL), NNW i Assistance. Przed wyjazdem osoby delegowane otrzymują dane kontaktowe ubezpieczyciela, na które zgłaszają zdarzenie powstałe w trakcie zagranicznego wyjazdu służbowego. Bezpośredni, niezwłoczny kontakt z ubezpieczycielem konieczny jest w razie potrzeby udania się do placówki medycznej. Zgłoszenie dokonywane jest zaraz po wystąpieniu zdarzenia z uwagi na konieczność ustalenie miejsca leczenia.

Koszt ubezpieczenia KL, NNW i Assistance zakupionego we własnym zakresie nie będzie refundowany.    

UWAGA!  

W związku z pandemią Covid-19, zachęcamy Państwa do zapoznania się z aktualnymi informacjami nt. sytuacji epidemiologicznej i warunków wjazdu do poszczególnych państw, które zostały umieszczone na stronie https://www.gov.pl/web/dyplomacja/informacje-dla-podrozujacych w zakładce Informacje dla podróżujących oraz z informacją o aktualnych zasadach i ograniczeniach: https://www.gov.pl/web/koronawirus/aktualne-zasady-i-ograniczenia. Zach… do śledzenia bieżących doniesień nt. zagrożenia epidemiologicznego koronawirusem przed wyjazdem za granicę na stronie Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób.