Wyjazdy zagraniczne

Wymagane dokumenty: 

1. Polecenie wyjazdu służbowego dla pracowników WUM wypełniony i podpisany przez osobę wyjeżdżającą, bezpośredniego zwierzchnika oraz dysponenta środków finansowych. 

Załączniki do polecenia wyjazdu służbowego:

1. Jeśli wyjazd przewidziany jest bez kosztów WUM – kopia informacji o kongresie, konferencji, zjeździe, szkoleniu itp. (pierwsza strona biuletynu informacyjnego lub zaproszenie).
2. Jeśli wyjazd finansowany jest ze środków WUM, typu:

• statut, praca własna, subwencja, mini-grant – potwierdzenie czynnego udziału w zjeździe/konferencji/kongresie itp. w postaci oficjalnego przyjęcia pracy przez organizatorów lub załączenia pierwszej strony abstraktu, przewidzianego na zjazd z nazwiskiem osoby wyjeżdżającej i tytułem pracy,

• grant – nie jest wymagany czynny udział w zjeździe, ale osoba wyjeżdżająca i kraj docelowy muszą być wymienione w umowie grantowej,

• darowizny, środki z umów z firmami, programy dydaktyczne, międzynarodowe programy naukowe oraz inne środki będące na koncie WUM – tak jak w punkcie 1.

W przypadku szkoleń obowiązuje – zamiast potwierdzenia aktywnego udziału – pisemne uzasadnienie kierownika jednostki odnośnie osoby wyjeżdżającej i ośrodka docelowego (dotyczy punktu 2 poz. a).

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. (Dziennik Ustaw z 14 listopada 2022 r. Poz. 2302), przy wyjazdach zagranicznych obowiązują limity finansowe diet i opłat hotelowych. W uzasadnionych przypadkach, jeśli opłata hotelowa przekracza ustalony limit, można uzyskać zgodę na podwyższoną stawkę hotelową. Zgodę taką wyraża – na pisemną umotywowaną prośbę osoby zainteresowanej – Dziekan lub Prorektor ds. Umiędzynarodowienia, Promocji i Rozwoju. Istnieje możliwość otrzymania na hotel tzw. ryczałtu hotelowego w wysokości 25% przewidzianego na dany kraj limitu hotelowego bez konieczności rozliczania rachunkiem z hotelu.

Ad punkt 2 – jeśli w ramach wyjazdu wymagane jest wcześniejsze dokonanie przedpłat bankowych, tzn. opłaty zjazdowej, opłaty hotelowej lub depozytu hotelowego, osoba wyjeżdżająca winna złożyć dodatkowo:

• Dyspozycję płatności do polecenia wyjazdu/umowy wypełnioną i podpisaną przez dysponenta środków finansowych oraz kierownika jednostki wraz z załącznikami (registration lub/i accomodation form),

• Uwaga! Osoby nie będące pracownikami WUM, jak również studenci i doktoranci, nie mogą otrzymać zaliczki na wyjazd. W takim przypadku WUM dokonuje przedpłat (hotelowych, opłaty zjazdowej, podróży) lub refunduje poniesione koszty po przedstawieniu faktur/rachunków wystawionych na WUM.

W przypadku korzystania z samochodu osobowego jako środka transportu, należy w oddzielnym wniosku do Prorektora ds. Kadr podać: pojemność silnika samochodu, przewidzianą trasę w obie strony w km, źródło finansowania oraz uzasadnienie, iż ten środek lokomocji jest korzystniejszy niż jakikolwiek inny (wniosek o wyrażenie zgody na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych); osoba wyjeżdżająca decydująca się na tę formę dojazdu musi podpisać umowę o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych (umowa o używaniu do celów służbowych prywatnych pojazdów mechanicznych). W celu rozliczenia wyjazdu należy wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu.

Prosimy o przekazywanie oryginałów dokumentów na wyjazd służbowy.